Remplir sa déclaration des bénéficiaires effectifs pour sa SASU en ligne

Dans une SASU, le registre des bénéficiaires effectifs ne contient qu'un seul nom, le vôtre, et la déclaration se fait quand même sur le guichet unique. Cette formalité d'administration arrive au bout de la création d'entreprise, au moment où le Kbis est là et où l'on croit avoir fini. Les réponses qui suivent viennent de mon passage devant le formulaire, plus deux questions de proches qui m'ont écrit après coup.

Pourquoi une SASU à associé unique figure-t-elle au registre des bénéficiaires effectifs ?

Parce que le registre ne compte pas les associés : il cherche les personnes physiques qui contrôlent réellement la société. Le Registre des bénéficiaires effectifs existe pour lutter contre le blanchiment et la fraude, l'État voulant savoir qui se cache derrière une personne morale. Pour une SASU, c'est presque comique, puisqu'il n'y a personne d'autre sur la photo. La formalité ne prévoit pourtant pas d'exception pour les solos.

Résultat : le nombre de bénéficiaires effectifs est de un, et c'est vous. Vous détenez toutes les parts, donc vous êtes très largement au-dessus du seuil de détention du capital qui fait entrer quelqu'un dans cette catégorie. Reste à le déclarer dans les temps. Le délai court à partir de la réception du récépissé de dépôt de dossier, de l'ordre d'une quinzaine de jours d'après ce que j'avais lu à l'époque. Vérifiez la durée exacte sur le site officiel, car ces règles bougent.

Ce jour-là, l'onglet URSSAF de micro-entrepreneur s'est fermé pour de bon, plafond définitivement dépassé, et le formulaire du RBE est resté seul à l'écran. Passer de la micro à la SASU, c'est passer d'une poêle unique à une vraie cuisine : plus de possibilités, mais des ustensiles à entretenir.

Le guichet unique de l'INPI, là où tout se passe

Tout passe par le portail du guichet unique, géré par l'INPI. J'y avais déjà passé des heures à naviguer sur le guichet unique pour créer ma SASU sans erreurs, et je pensais le plus dur derrière moi. Erreur de débutant.

L'interface est très administrative, dans le genre meuble en kit sans notice : on vous redemande des informations données dix fois, puis on glisse une question technique au milieu. Ayez votre pièce d'identité et vos statuts sous la main avant d'ouvrir la page, parce que la session du guichet n'aime pas qu'on parte chercher un PDF en cours de route.

Quand la page s'est rechargée en vidant mes champs, mes doigts ont martelé le clavier mécanique comme si insister allait la convaincre. Elle n'a rien voulu savoir, et j'ai tout ressaisi.

Cochez la nature du contrôle qui décrit votre cas, pas celle du voisin

La question qui m'a arrêté, c'est « nature du contrôle ». Le formulaire propose la propriété du capital, les droits de vote, ou d'autres moyens de contrôle plus obscurs. Pour un dev solo qui détient sa SASU en direct, ce sont en général les deux premiers, et c'était mon cas. Détenir sa société par le biais d'une holding, c'est une autre histoire, et ce n'était pas la mienne.

Je suis resté dix bonnes minutes devant l'écran. Je me disais que j'avais déjà déployé du code en production sous pression, et qu'un formulaire de cinq pages n'allait pas me forcer à appeler un avocat. Il demande pourtant de justifier la façon dont on exerce ce contrôle, et c'est là que la fluidité promise s'arrête.

Nathan m'a écrit depuis Caen à ce sujet : fallait-il cocher quelque chose de spécial quand on est seul ? Ma réponse tenait en une consigne : regarde ce que disent tes statuts sur les parts et les voix, et coche ce qui y correspond. Il n'existe pas de case bonus pour les solitaires.

La méthode d'un autre freelance n'a pas marché pour moi

Un autre freelance m'avait détaillé sa propre déclaration, et j'avais pris ses conseils pour argent comptant. Sauf qu'il avait choisi l'EURL, pour des raisons qui n'avaient rien à voir avec les miennes. Suivre la recette d'un voisin avec un four qui n'est pas le vôtre, ça donne un gâteau qui ne ressemble pas à la photo.

Plusieurs intitulés que je croisais ne collaient pas à ce qu'il m'avait décrit, et une soirée entière a filé à douter de moi. Le réflexe qui a fini par marcher : relire mes propres statuts, puis l'aide du formulaire, et réserver les récits des autres aux cas où le formulaire ne dit rien.

Une marche au Jardin des Plantes de Rouen, téléphone au fond de la poche, m'a remis les idées en place avant de revenir à l'écran. La case s'est débloquée bien plus vite qu'en m'acharnant.

Et si je coche la mauvaise case ?

Le doute m'a pris devant le minuscule bouton « valider » du site : et si je me trompais ? L'absence de dépôt ou une erreur manifeste peut avoir des conséquences sérieuses. Comme je ne suis ni juriste ni expert-comptable, je ne vais pas jouer les avocats : les bons interlocuteurs sont le guichet officiel et un professionnel qualifié.

Pour un dossier aussi simple que le mien, un seul associé en détention directe, j'ai décidé de garder la déclaration pour moi. Déléguer, je l'avais pourtant pesé. C'est en voyant la paperasse s'empiler que j'ai commencé à comparer les services de comptabilité en ligne pour ma SASU, histoire de ne pas finir noyé sous les formulaires Cerfa. Parfois, passer une partie de la charge mentale à quelqu'un d'autre vaut bien un abonnement mensuel.

Cette déclaration change-t-elle quelque chose à ma protection sociale ?

Alexia, qui pense toujours à la protection sociale avant le reste, m'a posé la question après avoir lu mes notes. Réponse courte : à ma connaissance, non. Le RBE dit qui contrôle la société, pas comment le président est couvert, et ça relève du régime social du président, un dossier que je traite ailleurs.

Ce que le RBE change, c'est la visibilité. Ce qu'on déclare ne reste pas dans un tiroir : c'est un registre, pas une note interne. Pour un indépendant qui veut juste coder et livrer ses missions, ça paraît intrusif, et je me suis senti comme quelqu'un qui confie ses clés à un inconnu. C'est censé servir la lutte contre la fraude, soit, mais mieux vaut le savoir avant de cliquer que le découvrir après.

Garder la preuve, puis passer à la suite

Une fois la déclaration validée, téléchargez la confirmation et rangez-la avec vos statuts et votre Kbis. C'est la pièce que j'ai mise de côté en priorité, pour pouvoir montrer ce que j'ai déposé si on me le demande un jour.

Si votre situation est plus tordue que la mienne, avec plusieurs associés, un démembrement de parts ou une holding, ne faites pas l'économie d'un conseil pro. Le pacte entre associés est un autre sujet, que je laisse hors de cette page.

Le RBE, c'est un peu le bizutage de la SASU. Le mail de confirmation reçu, j'ai pu souffler : petite victoire sur la bureaucratie, et dernier verrou avant de pouvoir me dire président sans arrière-pensée. On n'y repense plus jusqu'au jour où la société change sur un point important, et là il faudra vérifier ce que le registre attend de vous.